Website bán hàng tích hợp Phần mềm Quản lý kho, CRM, ERP

Mục lục bài viết

• Tại sao nhiều doanh nghiệp đang chạy nhiều hệ thống rời rạc?
• Tích hợp API vào hệ thống
• 4 Bài toán vận hành được xử lý triệt để
  • 1. Xử lý triệt để bài toán Tồn kho bị lệch
  • 2. Độ trễ trong xử lý đơn hàng gần như bằng 0
  • 3. Hợp nhất dữ liệu khách hàng
  • 4. Giải phóng kế toán khỏi việc đối soát
• Sự thật về tích hợp phần mềm tại Việt Nam
• 5 Câu hỏi trước khi xây dựng hệ thống
• Khi nào doanh nghiệp nên tích hợp hệ thống

Bài viết này WebPX sẽ phân tích các yếu tố của bài toán vận hành bán hàng, và chỉ ra những rủi ro ngầm mà nhiều giám đốc, CEO cần phải cân nhắc cũng như cần trao đổi với đối tác làm website bán hàng trước khi ký hợp đồng.

Theo kinh nghiệm tư vấn hệ thống cho hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam, sự chắp vá dữ liệu này là nguyên nhân làm hao hụt từ 15% - 20% biên lợi nhuận ròng của doanh nghiệp thông qua các "chi phí ẩn" như quỹ lương nhập liệu thủ công, đền bù do xuất sai hàng, và mất trắng khách hàng do sai lệch tồn kho.

Tại sao nhiều doanh nghiệp đang chạy nhiều hệ thống rời rạc?

Ở mỗi giai đoạn khác nhau của Doanh nghiệp, sẽ đều phát sinh các nhu cầu, và các vấn đề việc này thường giải quyết bằng việc mua phần mềm. Nhưng vì không được đánh giá chi tiết, hoặc không lường trước nên hệ thống bị chắp vá, rời rạc.

• Website: Khi mới thành lập, doanh nghiệp cần một kênh hiển thị sản phẩm và tiếp cận khách hàng trực tuyến. Lúc này, website hoạt động độc lập, tồn kho được quản lý bằng sổ sách hoặc file Excel.

• Phần mềm quản lý kho: Khi số lượng mã hàng lên tới hàng trăm, hàng ngàn, thì sổ sách và Excel không phù hợp, vì lúc đó cần nhớ vị trí hàng hóa và số lượng tồn. Chủ doanh nghiệp mua các phần mềm như KiotViet, Sapo POS,... để giải quyết bài toán của kho.

• CRM: Khi đội ngũ Sale đông lên, tỷ lệ khách hàng cũ quay lại mua hàng nhiều, doanh nghiệp cần công cụ lưu trữ lịch sử tương tác, phân loại tệp khách. Khi đó doanh nghiệp đưa CRM vào sử dụng.

• ERP/Phần mềm kế toán: Khi dòng tiền phức tạp, phát sinh công nợ đại lý, hóa đơn VAT, doanh nghiệp buộc phải dùng các phần mềm ERP/Kế toán để quản trị tài chính doanh nghiệp.

Mỗi giai đoạn trên đều có những phần mềm xuất sắc trong lĩnh vực của nó. Vấn đề nằm ở chỗ: Các phần mềm được cung cấp bởi những nhà cung cấp khác nhau nên không được sinh ra để nói chuyện với nhau.

Vì không có chung một luồng giao tiếp, nên buộc phải có nhân sự để luân chuyển dữ liệu giữa các hệ thống. Kể cả quá trình luân chuyển này không bị lỗi thì vẫn có nhiều thông tin bị đứt đoạn. Hệ quả của việc này sự đứt gãy dữ liệu này là những tổn thất có thể nhìn thấy. Ví dụ:

• Khủng hoảng niềm tin: Tồn kho trên website và kho hàng khác nhau. Có thể dưới kho đã hết, nhưng trên website vẫn cho đặt hàng, thanh toán. Dẫn đến nhân viên phải bốc máy gọi điện xin lỗi, hoàn tiền và nhận lại sự bực dọc của khách hàng.

• Trải nghiệm khách hàng gián đoạn: Một khách hàng VIP đã mua 50 triệu tiền hàng trên hệ thống cửa hàng offline, nhưng khi lên website mua hàng, hệ thống web vẫn nhận diện họ là "Khách mới" và không áp dụng chính sách chiết khấu tự động.

Tích hợp API vào hệ thống

Để giải quyết bài toán trên, chúng ta không nên bỏ phần mềm cũ, mà chúng ta lấy website làm trung tâm, xây dựng sự liên kết giữa các phần mềm thông qua một công nghệ gọi là API.

Hãy hình dung API như một hệ thống vận chuyển tốc độ cao nối thẳng từ mặt tiền cửa hàng (Website) xuống thẳng kho bãi và phòng kế toán. Khi có một sự kiện xảy ra ở một đầu, thông tin tự động chạy sang đầu kia trong chưa tới 1 giây mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người.

Luồng dữ liệu thực tế của 1 đơn hàng khi hệ thống đã được tích hợp toàn diện:

• [Giây thứ 1]: Khách hàng bấm nút "Xác nhận đặt hàng" trên website.

• [Giây thứ 2]: Website tự động đóng gói toàn bộ thông tin (Mã đơn, Tên khách, SĐT, Mã SKU, Giá tiền) gửi qua API đẩy thẳng vào phần mềm quản lý kho/ERP. Đơn hàng lập tức hiện lên màn hình của nhân viên kho.

• [Giây thứ 3]: Phần mềm kho ghi nhận có đơn, tự động giữ chỗ số lượng hàng. Nó gửi tín hiệu ngược lại website: "Đã trừ 1 sản phẩm". Website lập tức hạ số tồn kho hiển thị từ 10 xuống 9.

• [Giây thứ 4]: Hệ thống vận chuyển (GHTK/Viettel Post) được kết nối tự động tạo mã vận đơn. Mã này đẩy ngược về web, hiển thị cho khách hàng theo dõi.

• [Giây thứ 5]: Dữ liệu đơn hàng đồng thời rẽ nhánh sang CRM. Nếu SĐT khách đã tồn tại, CRM tự động cộng thêm giá trị đơn mới vào lịch sử mua. Nếu là SĐT mới, CRM tự tạo một hồ sơ khách hàng mới.

• [Khép kín luồng]: Khi bên vận chuyển báo giao hàng thành công và thu COD xong, ERP tự động hạch toán ghi nhận doanh thu và dòng tiền vào sổ cái.

Toàn bộ chuỗi thao tác phức tạp trên diễn ra hoàn toàn tự động (chạy ngầm). Việc duy nhất nhân viên của bạn phải làm là cầm phiếu xuất kho đã được máy in tự động nhả ra, nhặt hàng vào hộp, dán băng dính và giao cho nhân viên vận chuyển.

4 Bài toán vận hành được xử lý triệt để

Việc thiết lập các API này là một khoản đầu tư cơ sở hạ tầng mạng lại tăng trưởng lợi nhuận nhìn thấy rõ qua việc khắc phục 4 vấn đề vận hành sau:

1. Xử lý triệt để bài toán Tồn kho bị lệch

• Vấn đề trước tích hợp: Website và kho là hai kho lưu trữ riêng biệt và chúng không biết đến sự tồn tại của nhau. Website hiển thị còn 20 sản phẩm. Kho bán hoặc xuất sỉ cho đại lý hết sạch, nhưng không ai lên web chỉnh tay lại số lượng. Khách tiếp tục đặt mua. Hậu quả là doanh nghiệp liên tục phải hủy đơn, hoặc báo khách hàng chờ, xin lỗi khách hàng,...

• Sau tích hợp: Mọi biến động tồn kho dưới ERP/phần mềm kho đều lập tức đồng bộ lên website. Ngay khi tồn kho thực tế chạm mốc 0, website tự động ẩn sản phẩm, hoặc vô hiệu hóa nút "Mua hàng", chuyển trạng thái thành "Đăng ký nhận thông báo khi có hàng".

2. Độ trễ trong xử lý đơn hàng gần như bằng 0

• Vấn đề trước tích hợp: Khách đặt hàng lúc 10h sáng. Nhân viên phụ trách trực web đang bận họp nên 11h30 mới mở trình duyệt, copy đơn sang hệ thống kho. 14h chiều kho mới in phiếu. Đơn hàng bị ngâm nửa ngày mới bắt đầu được đóng gói. Độ trễ này tạo cơ hội cho khách hàng đổi ý và hủy đơn.

• Sau tích hợp: Đơn có trên web là phiếu xuất kho tự động in ra ở máy in kho cùng thời điểm. Thời gian từ lúc khách bấm thanh toán đến lúc kho đóng gói giảm từ vài giờ xuống còn vài phút. Tốc độ xử lý tỷ lệ thuận với tỷ lệ nhận hàng thành công của khách.

3. Hợp nhất dữ liệu khách hàng

• Vấn đề trước tích hợp: Dữ liệu bị phân mảnh trầm trọng. Khách hàng khiếu nại qua Zalo, Sale mở CRM không thấy thông tin đơn hàng vì đơn được đặt trên website và chưa ai rảnh rỗi để gõ lại vào CRM. Doanh nghiệp không vẽ được chân dung toàn cảnh của khách.

• Sau tích hợp: Mọi hành vi mua sắm từ website được tự động lưu vào hồ sơ CRM. Sale nhìn vào một màn hình duy nhất sẽ biết rõ: Khách này tên gì, đã mua tổng cộng bao nhiêu tiền trên web, thường mua ngành hàng nào, đơn gần nhất bị lỗi gì. Đây là nền tảng quan trọn để cá nhân hóa kịch bản chăm sóc khách hàng và bán thêm tự động.

4. Giải phóng kế toán khỏi việc đối soát

• Vấn đề trước tích hợp: Cuối mỗi tháng, phòng kế toán biến thành chiến trường. Họ phải tải hàng chục file Excel từ Web, từ phần mềm vận chuyển, từ báo cáo sao kê ngân hàng để đối chiếu từng mã đơn, từng đồng phí ship để chốt doanh thu. Sai số là không thể tránh khỏi.

• Sau tích hợp: Dữ liệu chảy thẳng vào phân hệ Kế toán của ERP theo đúng mã tài khoản đã định khoản sẵn. Báo cáo doanh thu, lãi gộp, công nợ tiền thu hộ COD được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Giám đốc chỉ cần mở điện thoại là nhìn thấy bức tranh tài chính chính xác đến từng phút.

Để hệ thống vận hành mượt mà, việc có API là chưa đủ. Bạn cần đảm bảo website đã được thiết lập đúng các tiêu chuẩn nền tảng. Tham khảo bài viết chi tiết về: các tính năng bắt buộc của website bán hàng để rà soát lại hệ thống.

Sự thật về tích hợp phần mềm tại Việt Nam

Rất nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng: "Chỉ cần phần mềm A có API, phần mềm B có API là chắc chắn nối được với nhau". Đây là một tư duy cực kỳ sai lầm.

Thực tế hầu hết các phần mềm quản trị (KiotViet, Sapo, MISA, Fast, SAP) đều đã có sẵn cổng kết nối API. Việc có tích hợp được hay không, và tích hợp SÂU đến mức độ nào, 100% phụ thuộc vào khả năng tùy biến của Website.

Đây chính là điểm "tử huyệt" của các nền tảng website đi thuê (trả phí theo tháng) hoặc các mã nguồn mở dùng theme đóng sẵn:

• Giới hạn bề mặt: Các nền tảng SaaS cung cấp các chức năng có sẵn để bấm kết nối vào phần mềm bên thứ 3. Nhưng các chức năng này chỉ đồng bộ được những trường dữ liệu cơ bản nhất: Tên khách, Số điện thoại, Mã sản phẩm, Số lượng tồn.

• Khi nghiệp vụ phức tạp xuất hiện: Giả sử doanh nghiệp của bạn có quy tắc bán hàng B2B đặc thù: Khách hàng hạng Gold được chiết khấu 15% nhưng tiền chiết khấu không trừ vào tổng hóa đơn mà phải ghi nhận vào công nợ ERP; Sản phẩm bán trên web là Thùng (24 lon), nhưng quản lý dưới kho ERP lại là Lon; Hoặc mua 10 tặng 1 nhưng hàng tặng phải lấy từ một kho ảo khác.

• Hệ thống SaaS không còn phù hợp: Các chức năng có sẵn có thể làm dữ liệu không thể khớp với nhau vì các trường dữ liệu này đã trở nên phức tạp. Nền tảng SaaS là mã nguồn đóng, bạn không thể yêu cầu họ sửa lại lõi hệ thống chỉ để phục vụ luồng nghiệp vụ riêng của công ty bạn.

Cơ chế giải quyết: Để vượt qua giới hạn này, doanh nghiệp cần một nền tảng Website thiết kế mã nguồn độc lập. Đội ngũ kỹ sư sẽ phân tích luồng nghiệp vụ đặc thù của riêng doanh nghiệp bạn, từ đó xây dựng các API phù hợp để nhào nặn, quy đổi dữ liệu, đồng bộ dữ liệu. Đây là hệ thống may đo, khớp 100% với cách doanh nghiệp vận hành.

5 Câu hỏi trước khi xây dựng hệ thống

Việc nối một website vào thẳng phần mềm Kế toán/ERP là một rủi ro kiến trúc mạng rất lớn. Giám đốc điều hành không cần biết code, nhưng bắt buộc phải dùng 5 câu hỏi sau để trao đổi với đơn vị triển khai trước khi ký hợp đồng:

1. Dữ liệu chạy mấy chiều?
   Rất nhiều bên báo giá tích hợp rất rẻ, nhưng làm xong mới biết đó là tích hợp 1 chiều (đẩy đơn từ Web xuống Kho). Nếu kho xuất hàng bán offline, số lượng không được cập nhật ngược lại lên Web. Phải yêu cầu rõ ràng cơ chế đồng bộ 2 chiều.

2. Cơ chế xử lý tránh sập hệ thống nội bộ?
   Khi website chạy chiến dịch Flash Sale, có 10.000 người truy cập cùng lúc. Nếu website liên tục "gọi" thẳng vào ERP nội bộ 10.000 lần/phút để kiểm tra tồn kho, máy chủ ERP ở công ty bạn sẽ lập tức quá tải và sập toàn bộ hệ thống kế toán. Câu hỏi đặt ra: Đơn vị thiết kế web có xây dựng cơ chế nào trên Web để giảm tải cho ERP không?

3. Cơ chế dự phòng khi rớt mạng?
   Lúc 2h sáng, khách hàng bấm thanh toán thành công trên website. Nhưng xui xẻo thay, máy chủ ERP đang khởi động lại bảo trì, hoặc mạng Internet ở công ty bị rớt. Câu hỏi đặt ra: Đơn hàng đó sẽ bay đi đâu? Hệ thống web có cơ chế nào để lưu tạm đơn hàng đó, và tự động đẩy bù lại vào ERP ngay khi kết nối mạng được khôi phục không? Nếu không có cơ chế này, bạn sẽ vĩnh viễn mất đơn hàng mà không hề hay biết.

4. Tần suất đồng bộ là bao nhiêu?
   Dữ liệu được đẩy liên tục hay phải gom lại và đẩy sau 15 phút, 60 phút,...

5. Bảo mật và Mã hóa API?
   Đường truyền dữ liệu từ Web sang ERP có được mã hóa SSL/TLS không? Có an toàn để đề phòng hacker tấn công web lấy cắp dữ liệu ERP không?

Khi nào doanh nghiệp nên tích hợp hệ thống

Không phải doanh nghiệp nào mở ra cũng cần làm web tích hợp ERP ngay lập tức. Hãy đối chiếu với các "dấu hiệu" sau trong tổ chức của bạn. Nếu xuất hiện từ 2 dấu hiệu trở lên, đó là lúc bạn cần cân nhắc:

• Quy mô đơn hàng vượt ngưỡng làm thủ công: Xử lý ổn định trên 30 - 50 đơn/ngày nhưng nhân sự vẫn đang ngồi copy, paste thông tin khách và mã vận đơn.

• Sự cố niềm tin lặp lại: Đã xảy ra ít nhất 2 lần tình trạng tồn kho lệch dẫn đến phải gọi điện huỷ đơn, khách thường khiếu nại.

• Chi phí quỹ lương lãng phí: Bạn đang phải trả lương cho 1 hoặc 2 nhân sự hành chính chỉ để làm công việc "nhập liệu, đối soát" giữa các phần mềm.

• Hệ thống rớt, gãy: Có từ 2 phần mềm trở lên (Web, Kho, CRM) đang chạy song song, dữ liệu lệch pha nhau.

• Số liệu không khớp: Báo cáo tài chính, lợi nhuận, tồn kho bị delay (độ trễ) quá 24h, Kế toán trưởng phải xin thêm thời gian để "gom số".

Chi phí để thiết kế một website bán hàng mã nguồn độc lập có năng lực tích hợp API sâu không hề rẻ. Tuy nhiên, nếu xét trên bài toán quản trị, khoản đầu tư này sẽ tự động thu hồi vốn trong vòng 3 đến 6 tháng chỉ nhờ vào việc cắt giảm quỹ lương của nhân sự nhập liệu thủ công, triệt tiêu chi phí lãng phí do sai sót, và gia tăng doanh thu từ việc không bỏ lọt bất kỳ đơn hàng hay data khách hàng nào.

Làm đúng kiến trúc hệ thống ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một cỗ máy vận hành trơn tru, sẵn sàng mở rộng quy mô x3, x5 doanh thu mà không cần tuyển thêm nhân sự hành chính. Ngược lại, nếu vẫn duy trì sự chắp vá, doanh nghiệp có thể sẽ phải trả rất nhiều chi phí vì sẽ phải đập đi xây lại toàn bộ hệ thống khi mọi thứ vượt ngoài kiểm soát.

Để có cái nhìn tổng quan nhất về lộ trình chuyển đổi số từ nền tảng đến luồng dữ liệu, hãy tham khảo cẩm nang chuyên sâu: Hướng dẫn xây dựng website bán hàng từ phân tích đến vận hành.

WebPX sở hữu đội ngũ kỹ sư phần mềm chuyên thiết kế hệ thống website mã nguồn riêng, chuyên xử lý các luồng tích hợp API nghiệp vụ phức tạp với các nền tảng ERP, CRM nội địa và quốc tế. Liên hệ với chúng tôi để phân tích "điểm nghẽn" dữ liệu hiện tại và thiết kế một lộ trình tích hợp tự động hóa dành riêng cho nghiệp vụ của doanh nghiệp bạn.